Dowiedz się, jak dostosować organizację eventu do jego charakteru i przestrzeni.

Każde wydarzenie, niezależnie od charakteru, wymaga od jego organizatorów, by zadali sobie kluczowe pytania, nie tylko o przestrzeń i czas, ale i o cele oraz efekty. Pytania te muszą skupiać swoją uwagę na wielu aspektach, w tym na ludziach i ich potrzebach, na stronie wizualnej eventu, ale też na praktycznych, organizacyjnych elementach. Oto kilka z nich:

Jaki to typ eventu?

Określenie, jaka dziedzina będzie dominowała.

muzyczny (może być zaliczany do rozrywki lub kultury)
sportowy
edukacyjny
rozrywkowy
kulturalny
wyjazdowy/ podróżniczy (np. firmowy)
światopoglądowy/ aktywistyczny
aktywizujący (skierowany do danej grupy społecznej lub wiekowej)
promujący profilaktykę/ medyczny
społeczny/ utrwalający, edukujący, wprowadzający pożądane zmiany w postrzeganiu różnych obszarów, propagujący postawy.

Kto jest jego uczestnikiem?

Określenie grupy docelowej

dorośli
rodziny
dzieci
młodzież
głównie kobiety
głównie mężczyźni

Jaka jest specyfika wybranej grupy?

Określenie, co podoba się tej grupie, czym można ją zainteresować.

Musimy się zastanowić, czym nasz uczestnik się interesuje, co może być dla niego atrakcyjne. Co innego oferujemy dzieciom do 5 lat i ich rodzicom, a co innego dzieciom do 15 roku życia, jeszcze coś innego będzie się podobało starszym nastolatkom, czy młodym dorosłym. Określenie grupy wiekowej uczestników wiąże się też z pytaniami, czym interesują się dane osoby, co lubią robić, z czego skorzystają, jakie są trendy dla tej grupy, jakiego rodzaju przekazu użyć, by być skutecznym w przyciąganiu i zatrzymywaniu uwagi. Co prowadzi nas do kolejnego pytania.

Jakie treści chcemy przekazać i jaką formę komunikacji przyjąć?

Określenie, w jaki sposób, z pomocą jakich technik przekazać nasze treści.

Jeśli chcemy zorganizować event firmowy, to określenie przekazu powinno być jasno sformułowane przez samo przedsiębiorstwo. Czy firmie zależy na tym, by nagrodzić pracowników, docenić ich wysiłki, czy może pragnie podkreślić swoją pozycję lub wskazać drogę do unowocześnienia pewnych obszarów i skorzystać z eventu, by pojawiły się tam treści edukacyjne? Niektóre firmy organizują także eventy, których sensem jest odstresowanie swoich pracowników i w tym celu sięgają po oferty uzdrowisk, coachów i psychologów, twórców muzyki relaksacyjnej i innych osób zajmujących się np. naturoterapią. Inaczej zorganizujemy event, w którym firma pragnie zadbać, by ich pracownik zintegrował się z zespołem, a inaczej taki, podczas którego ma mieć czas na relaks. Jeśli np. organizujemy wydarzenie dla dzieci najmniejszych (do 5 lat), dobrze jest zadbać, by treści były dostosowane do ich możliwości i etapu rozwoju. Atrakcyjne, żywe barwy, ciekawe sensoryczne warsztaty, angażujące, ale krótkie przedstawienia, z uwzględnieniem, że takie dzieci mogą się łatwo dekoncentrować i że na tym etapie jeszcze nie potrafią czytać, to podstawy. Musimy zadbać także o ich rodziców, przygotować przestrzeń tak, by znajdowały się tam strefy relaksu, gdzie na wygodnych pufach, czy leżakach mogą odpocząć, podczas gdy ich dzieci biorą udział w warsztatach, zajęciach tanecznych itp.

Warto też pamiętać, że dzieci mają swoje potrzeby i aby event się udał, muszą czuć się bezpieczne i zaopiekowane. To naturalnie prowadzi do kolejnego pytania.

Jak przygotować przestrzeń wydarzenia?

Określenie wyposażenia i rozmieszczenia stref.

Jeśli skutecznie opracowaliśmy odpowiedzi na poprzednie pytania, to z łatwością dobierzemy przestrzeń i jej wyposażenie. Wymaga to rozeznania, zrozumienia, empatii i świadomości. Musimy wyobrazić sobie, czego może potrzebować uczestnik, co na niego wpłynie korzystnie. Proces ten przypomina trochę architekturę wnętrz. Mamy stworzyć przestrzeń, w której dana grupa, zbierająca się w danym celu, będzie czuła się dobrze, a jej potrzeby zostaną zaspokojone w takim stopniu, by mogła skupić się na wydarzeniu i nim cieszyć. Odpowiedzi jest tyle, co kombinacji grupy docelowej z tematyką, ale poniżej, po zadaniu kolejnego kluczowego pytania, spróbujemy podpowiedzieć nieco, by łatwiej było rozwikłać tę zagadkę.

Czy to event outdoorowy, czy będzie organizowany we wnętrzach?

Określenie miejsca.

Jeśli mamy zaplanować event, którego większa część odbędzie się na zewnątrz, warto wziąć pod uwagę różne warunki atmosferyczne i zadbać o ewentualne schronienie dla uczestników w razie deszczu. To także ważny element dla organizatorów i zaangażowanych artystów czy instytucji, by mogli ochronić swoje dobra, np głośniki, kable, dokumenty i wszystkie inne przedmioty, które nie mogą np. zmoknąć.

Pod gołym niebem? Namioty!

Tu z pomocą przychodzą producenci namiotów, dostosowanych do potrzeb zamawiającego. Personalizowane namioty mogą mieć różne rozmiary, mogą także mieć różne rozwiązania jeśli chodzi o ścianki. Na takich namiotach eventowych można nadrukować dowolne zdjęcia, rysunki i napisy. Oznaczenia namiotów powinny być czytelne, mogą zawierać logo firmy, napis reklamujący sponsora lub inne treści, np. lineup koncertów. Wszystko zależy od potrzeb. Każdy namiot może mieć inny nadruk. Namioty na zamówienie mogą też mieć okienka, dzięki którym do wnętrza będzie wpadać światło. Trzeba pamiętać także o akcesoriach do namiotów, szczególnie tych, które dają możliwość obciążenia jego nóg lub przytwierdzenia ich z pomocą “śledzi” w miękkich nawierzchniach. Jako producent takich namiotów zawsze polecamy, poza przytwierdzeniem, dodatkowe obciążniki, co daje dużo większą gwarancję, że w razie wiatru, nawet silnego, namiot pozostanie tam, gdzie chcemy.

Beachflagi – zimą i latem

Bardzo popularnym artykułem na eventy są beachflagi w różnych rozmiarach. To bardzo praktyczna i trwała forma oznaczenia różnych stref i prezentowania treści. Znakomicie sprawdzają się na scenie, na plaży, na placu. Są bardzo odporne na silny wiatr, dlatego często korzysta się z nich nie tylko na plażach, ale także podczas zawodów narciarskich i innych sportów zimowych na stokach. Beachflagi oznaczają punkty gastronomiczne na stokach narciarskich, stawiane są przed namiotami, w których można odpocząć itp. Dzięki temu, że są one naciągane na sprężystą “wędkę” to prezentują się świetnie w każdych warunkach, nawet na halach targowych.

Windsock – reklama 3D

Bardzo oryginalną i odkrywczą formą oznaczenia podczas eventów sportowych są windsocki, które oznaczają siłę i kierunek wiatru, najczęściej używa się ich podczas eventów związanych z kitem i windsurfingiem, a także podczas zawodów sportów wodnych i innych sportów extremalnych, gdzie liczy się siła i kierunek wiatru. Na takim windsocku można zaprezentować swoje logo lub nazwę strony internetowej. Winsock jest nie tylko przydatny ale też, bardzo ciekawy wizualnie.

Parasole, leżaki, poduszki, obrusy…

Na zewnątrz też często stawiane są parasole przeciwsłoneczne, dające możliwość zaznania nieco odpoczynku od słońca i wypicia w komfortowych warunkach czegoś orzeźwiającego. Parasole ogrodowe lub przeciwsłoneczne często stawia się w towarzystwie leżaków drukowanych na zamówienie. Taki leżak z nadrukiem i z regulowanym oparciem daje komfort każdemu, kto pragnie odpocząć. Od jakiegoś czasu modne są także siedzenia z palet, do których organizatorzy eventów zamawiają poduszki reklamowe. Takie poduszki z nadrukiem często reklamują sponsorów, partnerów medialnych lub instytucje zaangażowane w wydarzenie. Często leżaki z logo w połączeniu z poduszkami do stref relaksu wyposażają strefy gastro i napojów. Wielu organizatorów eventów decyduje się także na obrusy reklamowe, na których drukuje ważne informacje, promuje konkretne treści i hasła, a także prezentuje menu napojów lub jedzenia. Obrusy z logo są całkowicie spersonalizowane i mogą mieć dowolny rozmiar.

Na scenie

Nie bez znaczenia, szczególnie dla wydarzeń kulturalnych są banery sceniczne i drukowane scenografie w dowolnym rozmiarze. To one pozwalają artystom i organizatorom stworzyć przestrzeń zgodną z założeniami eventu i piękne tło dla występów. Dają też możliwość zwrócenia uwagi na patronatów medialnych, sponsorów i przyjaciół wydarzenia. Banery sceniczne powinny być tak umieszczone i zaprojektowane, by nie odciągać uwagi od artystów, ale też tak, by dobrze współpracowały ze światłem zarówno podczas wydarzeń dziennych, jak i wieczornych, gdy iluminacje starannie dopasowane i zaaranżowane będą grały istotną rolę.

Ścianki do pressroomów

Jednym z modniejszych i zyskujących coraz większą popularność produktów eventowych są ścianki do zdjęć i przeprowadzania wywiadów. Pressroomy właściwie nie istnieją bez odpowiedniego tła. Tutaj warto pomyśleć o kilku rozwiązaniach. Taki baner powinien być napięty i matowy, by nie odbijał światła. Zdecydowanie odradzamy banery PCV i inne, błyszczące tła. Banery drukowane na materiale sprawdzają się doskonale w tej roli. “Sock” baner to prosty w montażu dwustronny baner, który zakłada się na stelaż od góry. Na tle takiego banera z nadrukiem odbywają się z powodzeniem wszystkie nagrania, wywiady i zdjęcia.

Ścianki do zdjęć, na gale i pokazy mody

Są też ścianki, na których tle gwiazdy festiwalu robią sobie zdjęcia. Widzimy to często podczas koncertów, festiwali teatralnych, premier filmowych, uroczystych gal, ale też podczas pokazów mody. Banery typu sock to jednak nie jedyne rozwiązanie. Można stworzyć dowolny układ ścianek ze specjalnych ram, w które wkłada się specjalnie wykończone silikonowym obszyciem płachty banerów z nadrukiem, dzięki czemu są napięte i bardzo estetyczne. To nie koniec możliwości, nowoczesny produkt “banner barier” można wykonać w rozmiarze do wysokości 240 cm i w ten sposób stworzyć parawan ze ścianką do zdjęć.

Strefy VIP

Jeśli chodzi o eventy bardziej luksusowe, np. gale filmowe, premiery teatralne i inne prestiżowe wydarzenia, potrzebujemy wyjątkowych produktów, które będą dedykowane takiej atmosferze. Unikatowe i eleganckie VIP zone barier to rozwiązanie doskonałe. Nie tylko ozdobią przestrzeń wzdłuż czerwonego dywanu, ale też skutecznie oddzielają strefy VIP. Takie banery – barierki mają różne formy, ale najistotniejsze jest to, by pasowały do charakteru wydarzenia.

Ogrodzenia, informacje i oznaczenia dla uczestników

Ważne jest także informacyjne oznaczenie przestrzeni, co można łatwo osiągnąć dzięki banerom typu “non-woven”. Matowy, przypominający zamsz, niezwykle trwały materiał zadrukowany jest dowolnymi treściami. Taki baner na ogrodzenie nie odbija światła i może mieć dowolną długość. Jego zaletą jest to, że nie wymaga wzmocnień w miejscu mocowania, ani specjalnego obszycia, dzięki czemu jest lżejszy od innych banerów, nie zwiesza się, a co najważniejsze wygląda bardzo elegancko. Jeśli organizujesz zawody na stadionie, festiwal na ogrodzonym terenie lub inny event i chcesz, żeby wszyscy wiedzieli o tym, co dzieje się na tym obszarze, kto występuje i jacy są patroni, czy sponsorzy wydarzenia, warto zainwestować w baner na płot, który wesprze Twoje działania marketingowe i np. ukryje zniszczone, czy niepasujące do Twojej koncepcji ogrodzenie.

Z flagietką w ręce

Jeśli chodzi o marsze, wiece, wydarzenia związane z promowaniem wartości, np. z dziedziny ekologii, warto zwrócić uwagę na flagietki. Są to niewielkie flagi, które osadzone są na drewnianym patyku w taki sposób, by uczestnicy mogli machać nimi podczas marszu lub pochodu. Na takiej niewielkiej fladze można umieścić nie tylko ważne treści, logo i symbole, ale też symbole regionu, czy nazwy drużyny. Takie flagietki to także doskonała pamiątka.

Ozdoby: girlandy

Bardzo ważnym i niezwykle ozdobnym, budującym atmosferę produktem są girlandy w różnych kształtach, osadzone na sznurku lub ozdobnej tasiemce. Mogą mieć dowolną długość i wzory. Pozwalają nie tylko nadać przestrzeni charakteru, ale też umieścić na girlandach z nadrukiem logo lub hasło, czy wybrany obrazek. Sprawdzają się przy strefach gastro, przy wydarzeniach dla dzieci, podczas wydarzeń na łonie natury – rozwieszone między drzewami. W towarzystwie odpowiedniego oświetlenia tworzą klimat, zarówno za dnia, jak i wieczorem. Zaletą materiałowych girland jest to, że nawet podczas deszczu czy wilgoci, w przeciwieństwie do papierowych, nie tracą na wyglądzie, nie drą się i nie “rozpływają”. Materiałowe girlandy są też o wiele bardziej estetyczne niż te z PCV.

Przenośne banery

Nie możemy zapomnieć też o roll-upach. Są to banery, które zwijają się w niewielką kasetkę, stanowiącą jednocześnie stojak, wyjątkowo wygodne i pojemne treściowo, można je postawić wszędzie, a za nimi schować to, czego nie chcemy pokazywać, np. złącza, kable itp. Banery takie mają różne wielkości i opcje, np. są też dwustronne roll-upy z nadrukiem.

Ubrani w reklamę, oznaczenie personelu, kibicowskie fanty

Poncza reklamowe mogą sprawdzić się w oznaczeniu osób z obsługi wydarzenia, jego stref, promocji, a na ich płaszczyźnie można nadrukować dowolne treści: loga, wzory, zdjęcia itp. Ponczo reklamowe łatwo zakładane na ubranie, pomoże przy organizacji eventów zimowych. Bo kto powiedział, że plener dobry jest tylko latem? Jest to produkt świetnie nadający się też dla kibiców na imprezy sportowe lub do promocji konkretnych artykułów.

Na plaży: nowoczesne i modne ponczo z mikrofibry

Poncza kąpielowe, inaczej poncza plażowe to produkt, który jest niezwykle praktyczny, zaprojektowany i przemyślany dla osób aktywnych. Świetnie sprawdza się zarówno latem, jak i zimą po morsowaniu. Mikrofibra jest gęsto pleciona, dzięki czemu chroni przed wiatrem, jest też bardzo chłonna, ale cienka, co sprawia, że zajmuje niewiele miejsca. Dobre ponczo ma także kaptur, a odpowiednio zaprojektowane otwory od rękawów gwarantują swobodę podczas przebierania. Plażowicz, windsurfer, miłośnik kite’a albo mors mogą swobodnie przebrać się na plaży i nie muszą szukać prywatności, wystarczy, że narzucą na siebie ponczo, które nie tylko szybko osuszy ciało, ale też ułatwi zmianę odzieży. Na płaszczyźnie całego poncza można nadrukować dowolne treści i wzory, czyniąc je piękną i praktyczną reklamą dla marki. Taki produkt polecamy firmom na prezenty dla pracowników, firmom, które swoje działania marketingowe kierują do osób uprawiających sporty wodne lub morsowanie, a także dla tych, którzy są sponsorami takich wydarzeń. Ponczo sprawdzi się także świetnie w kurortach morskich, w spa, przy basenach – można wykonać je np. z logo spa lub hotelu. Zorganizowanie eventu plażowego i znalezienie plażowych gadżetów to wyzwanie dla wielu agencji eventowych. Polecamy ten produkt, jeśli tylko tworzony jest w Polsce z najwyższej jakości materiałów, powinien być niezwykle trwały i praktyczny.

A może parawan?

Jeśli organizujecie event na plaży można także zadbać o branding na parawanach. To 5 metrów pięknie prezentującej się reklamy, co więcej parawany można połączyć tak, by zbudować dłuższy baner, prezentujący dowolne treści. Mogą to być zdjęcia, napisy, rysunki – w ten sposób łatwo wyznaczycie przestrzenie swojego wydarzenia na plaży. Po zakończeniu wydarzenia niezwykle łatwo je zwinąć i zabezpieczyć do następnego razu, gdy będą potrzebne, a sam materiał w razie potrzeby można wyprać.

Mikrofibra rządzi!

żowe eventy mogą także wymagać ciekawego pomysłu na ręczniki. Polecamy cienkie i chłonne ręczniki z mikrofibry, drukowane na zamówienie. Każdy użytkownik będzie zachwycony nie tylko tym, jakie są lekkie i chłonne, ale też tym, jak szybko schną. A organizator eventu będzie miał możliwość pokazać swoją markę i marki sponsorów eventu plażowego na całej płaszczyźnie ręcznika. Takie gadżety plażowe będą praktycznie służyć plażowiczom przez lata reklamując Twoją markę lub wydarzenie, dlatego dobrze jest zadbać o jakość, szczególnie w dobie, gdzie powinniśmy unikać słabej jakości “jednorazowych gadżetów, które po zakończeniu wydarzenia zostaną wyrzucone, dokładając się tym samym do problemu z tworzeniem zbyt wielkiej ilości śmieci. Również z tego względu w Graffiti Print dbamy o jakość i korzystamy z odnawialnych źródeł energii – mamy swój wiatrak i park solarny. Produkujemy odpowiedzialnie.

Tutaj wszystko się zmieści: na plażę z pojemną torbą

Innym jeszcze gadżetem plażowym, który może przydać się podczas organizowania eventów letnich nad morzem, basenem, jeziorem jest torba plażowa, która pozwala spakować nawet nadmuchane zabawki. Niezwykle pojemna i lekka torba materiałowa, którą łatwo wytrzepać i w razie potrzeby wyprać, to must-have dla każdego, kto ceni komfort, a jej płaszczyzna pozwala umieścić sporą reklamę z dowolną grafiką.

Wielka zabawa – czyli kostki, siedziska i klocki w jednym

Jeśli organizujesz event dla najmłodszych, to warto także przyjrzeć się kostkom – siedziskom z pianki w kształcie sześcianów. Są one całkowicie miękkie, ich wypełnienie stanowi specjalna gąbka, która ma bardzo dobrą gęstość, dzięki czemu można na nich swobodnie siedzieć, a jednocześnie są pozbawione szkieletu, co mogłoby powodować urazy, dlatego kostkami można rzucać bez strachu o to, że coś pęknie, złamie się lub uszkodzi. W trakcie zabawy można traktować je jak klocki, z których układa się obrazki, napisy, ścianki, a nawet całe konstrukcje, po zabawie mogą posłużyć jako siedziska. Na wierzchu znajduje się pokrowiec zapinany na rzepy, który drukuje się według gustu i potrzeb. Możesz stworzyć kostki do gry, elementy układanki, a nawet cały alfabet lub równania matematyczne i posłużyć się tym elementem do zorganizowania przestrzeni, a po udanym evencie wyprać pokrowce i posłużyć się nimi jeszcze wielokrotnie. Możesz też zawsze wymienić same pokrowce, jeśli będziesz potrzebować innych grafik na nowy event. Kostki najczęściej występują w 3 rozmiarach 35/35/35 cm 40/40/40 cm lub 50/50/50 cm. Jednak wielokrotnie realizowaliśmy już zamówienia na niestandardowe wielkości, wszystko zależy od Ciebie.

Jak to wszystko ogarnąć? Zaufanie, planowanie i solidni dostawcy!

Warto jeszcze dodać, że zorganizowanie dobrego eventu wymaga od agencji marketingowej kreatywności, dobrego planowania zarówno przestrzennego, jak i czasowego. Branie pod uwagę preferencji uczestników, trwałości i użyteczności gadżetów, dobre zorganizowanie wizualnych treści, spójne grafiki, estetyczne, przyciągające wzrok zaaranżowanie przestrzeni, dostosowane do warunków budynku lub warunków pogodowych są kluczowe. Nie bez znaczenia są producenci i partnerzy, których dobór nie może opierać się na przypadku. Warto sprawdzić, czy firma, która dla nas produkuje ma dobre opinie. Czy produkuje w Europie, dzięki czemu jesteśmy pewni, że transport znacznie się nie opóźni, a jakość nie będzie inna, niż się spodziewaliśmy. Warto też zabrać się wcześniej za planowanie eventu, dać sobie czas na znalezienie doświadczonych i odpowiedzialnych producentów, którzy pozwolą nam zobaczyć próbki materiałów, pokażą nam opcje, jakie mamy do wyboru, a może nawet stworzą coś specjalnie dla nas.

Nowoczesne standardy i odpowiedzialne nastawienie do przyrody

Pamiętajmy też, że taki event najczęściej ma swoich sponsorów i patronów medialnych, którzy z pewnością nie chcą, by ich markę kojarzono z ekologiczną wpadką. Dobry PR firmy może zostać mocno nadszarpnięty, jeśli podczas eventu nie zadbamy o przestrzeganie pewnych zasad. Kosze do segregacji odpadów, jak najmniej plastiku, przygotowanie solidnych, wielorazowych, praktycznych prezentów dla uczestników, a także zadbanie o to, by sama organizacja eventu odbywała się bez szkody dla przyrody. Jeśli zamówimy solidne leżaki, namioty, parawany, ręczniki, czy obrusy, możemy użyć ich wielokrotnie lub wprowadzić drobne modyfikacje, co nie spowoduje, że będziemy musieli wymienić cały produkt. Dzięki czemu nie tylko zaoszczędzimy w przyszłości, ale też nie dołożymy się w takim stopniu do produkcji śmieci i zanieczyszczenia środowiska. Jasne, nie da się całkowicie uniknąć strat w tym zakresie, ale można je zminimalizować. Dlatego warto także zwracać uwagę na to, czy firma, która dla nas wytwarza, korzysta z odnawialnych źródeł energii.

Ten artykuł z pewnością nie wyczerpuje tematu, w końcu event marketing to cała branża, o której ludzie uczą się podczas lat studiów, a później podczas lat pracy, ale z doświadczenia naszego zespołu i 35 lat produkowania artykułów eventowych, wynika właśnie ta wiedza, którą postanowiliśmy się podzielić.

Dziękujemy za Twój czas i mamy nadzieję, że udało się Tobie znaleźć tu coś cennego.

Jagna Żukowska-Olejniczak

Graffiti Print